Rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego w Polsce – kompleksowy przewodnik

Polacy mieszkający za granicą często stają przed koniecznością rejestracji zagranicznego aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu w polskim rejestrze stanu cywilnego. W niniejszym artykule wyjaśniam krok po kroku, jak przebiega rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego w Polsce, jakie dokumenty są wymagane, ile trwa cała procedura oraz jakie błędy mogą utrudnić uznanie aktu w polskim urzędzie.

Czym jest rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego?

Rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego w Polsce (czyli tzw. transkrypcja aktu) polega na przeniesieniu do polskich ksiąg stanu cywilnego treści zagranicznego aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu. Co do zasady jest to niezbędne, gdy:

• chcesz wyrobić polski paszport lub dowód osobisty dla dziecka urodzonego za granicą,

• zawarłeś związek małżeński za granicą i chcesz, aby był uznany w Polsce,

• zmarła bliska osoba mająca obywatelstwo polskie, a zgon miał miejsce poza Polską.

Kto może złożyć wniosek o rejestrację zagranicznego aktu?

Wniosek o transkrypcję aktu stanu cywilnego może złożyć:

• osoba, której akt dotyczy,

• rodzic dziecka,

• współmałżonek,

• inna osoba mająca interes prawny (np. spadkobierca).

Gdzie złożyć wniosek o rejestrację zagranicznego aktu stanu cywilnego?

Wniosek można złożyć:

• w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego ,

• za pośrednictwem konsulatu RP za granicą,

• przez pełnomocnika (np. adwokata w Polsce – kancelaria Adwokat dla Polonii świadczy pomoc w tym zakresie).

Jakie dokumenty są wymagane?

Do wniosku o rejestrację zagranicznego aktu stanu cywilnego należy załączyć:

1. Oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego (lub jego urzędowy odpis),

2. Tłumaczenie przysięgłe aktu na język polski (wykonane przez tłumacza przysięgłego) lub wielojęzyczny odpis aktu stanu cywilnego,

3. Wypełniony wniosek o transkrypcję (można uzyskać w USC lub online),

4. Kopię paszportu lub dowodu osobistego wnioskodawcy,

5. Ewentualne dodatkowe dokumenty (np. potwierdzenie obywatelstwa polskiego, jeśli nie wynika ono wprost z aktu).

💡 Ważne: W niektórych przypadkach konieczne może być uzyskanie apostille lub legalizacji aktu – zależnie od kraju jego wystawienia i okoliczności sprawy.

  6. Potwierdzenie uiszczenia opłaty.  

Ile kosztuje rejestracja zagranicznego aktu w Polsce?

Opłata skarbowa za transkrypcję aktu wynosi:

• 50 zł – za każdy akt (urodzenia, małżeństwa, zgonu),

• 17 zł – jeśli działa pełnomocnik (np. adwokat), konieczne jest wniesienie opłaty skarbowej za pełnomocnictwo.

Jak długo trwa rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego?

Czas oczekiwania na wpisanie aktu do polskiego rejestru wynosi:

• od 7 do 30 dni (a przynajmniej tak powinno być),

• może się wydłużyć w przypadku konieczności weryfikacji dokumentów zagranicznych lub uzyskania dodatkowych informacji.

Kiedy rejestracja zagranicznego aktu jest obowiązkowa?

Zarejestrowanie zagranicznego aktu jest co do zasady niezbędne, gdy:

• chcesz otrzymać polski akt urodzenia dla dziecka urodzonego za granicą,

• planujesz ujawnienie w Polsce małżeństwa zawartego za granicą,

• konieczne jest przeprowadzenie sprawy spadkowej w Polsce,

• starasz się o wydanie dokumentów tożsamości przez polski urząd.

Czy można zarejestrować akt online?

Obecnie rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego nie jest możliwa w pełni online, jednak wniosek można złożyć przez konsula lub pełnomocnika w Polsce. Kancelaria Adwokat dla Polonii reprezentuje klientów w tego typu sprawach – również bez konieczności ich przyjazdu do Polski.

Najczęstsze problemy przy rejestracji zagranicznego aktu

1. ❌ Brak tłumaczenia przysięgłego,

2. ❌ Brak apostille/legalizacji aktu (wymagana dla niektórych państw spoza UE),

3. ❌ Różnice w danych (np. inne pisownie imion/nazwisk),

4. ❌ Problemy z obywatelstwem – brak dokumentów potwierdzających obywatelstwo polskie,

5. ❌ Zgłoszenie w niewłaściwym urzędzie (np. Urzędzie Miasta zamiast Urzędzie Stanu Cywilnego).

Jak może pomóc kancelaria Adwokat dla Polonii?

Kancelaria Adwokat dla Polonii od lat reprezentuje klientów z całego świata w sprawach związanych z rejestracją zagranicznych aktów stanu cywilnego w Polsce. Pomagam:

• przygotować kompletny wniosek i zebrać niezbędne dokumenty,

• uzyskać tłumaczenia przysięgłe,

• reprezentować Cię w urzędzie jako pełnomocnik,

• monitorować przebieg sprawy i odpowiadać na pisma urzędowe.

Dzięki mojej pomocy unikniesz błędów i skrócisz czas oczekiwania na rejestrację aktu.

Podsumowanie

Rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego w Polsce to procedura, która może wydawać się skomplikowana – zwłaszcza dla osób mieszkających na stałe poza granicami kraju. Warto skorzystać z pomocy doświadczonego adwokata, aby uniknąć niepotrzebnych opóźnień i zapewnić sobie lub swoim bliskim pełne prawa obywatelskie w Polsce.

Skontaktuj się ze mną

Jeśli potrzebujesz pomocy w sprawie rejestracji zagranicznego aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu w Polsce, skontaktuj się ze mną:

📧 kancelaria@adwokatchomontowska.pl
📞 +48 451 245 451
🌐 www.adwokatdlapolonii.pl

Adwokat dla Polonii – Twoje prawa w Polsce, gdziekolwiek jesteś.

• rejestracja zagranicznego aktu stanu cywilnego w Polsce

• transkrypcja aktu urodzenia Polska

• rejestracja zagranicznego małżeństwa w Polsce

• polski akt urodzenia dziecka urodzonego za granicą

• akt stanu cywilnego uznanie Polska

• kancelaria adwokacka dla Polonii

• adwokat pomoc dla Polaków za granicą